Een verbetertraject zet u als werkgever in als een werknemer disfunctioneert. Er is sprake van disfunctioneren als de werknemer, kort gezegd, ongeschikt is om de overeengekomen werkzaamheden te verrichten.
Maar wanneer is in de praktijk nou precies sprake van een disfunctionerende werknemer? En hoe pakt u zo’n situatie nou het meest (kosten)efficiënt aan?
Eerst nog even dit. Ik schreef (en vlogde) al eerder over het verschil tussen disfunctioneren en een verstoorde arbeidsverhouding.
In beide situaties kan het zijn dat er onenigheid bestaat tussen werkgever en werknemer en in beide situaties kan worden overgegaan tot ontbinding van de arbeidsovereenkomst, maar het is belangrijk goed het onderscheid in het oog te houden.
Als een ontbindingsverzoek namelijk wordt gebaseerd op disfunctioneren, terwijl alleen sprake is van een verstoorde arbeidsverhouding (en dat verder onvoldoende is onderbouwd), zal niet worden ontbonden. Hetzelfde geldt voor de omgekeerde situatie.
Drie veelgemaakte fouten onder werkgevers als het gaat om het verbetertraject:
De drie veelgemaakte fouten door werkgevers die niet tot ontbinding leiden
In dit soort gevallen zal de arbeidsovereenkomst niet worden ontbonden. Meestal ook niet als daarna een verstoring van de arbeidsrelatie is ontstaan.
Sterker, als het verbetertraject niet voldoet aan de vereisten en u als werkgever dan evengoed aanstuurt op een einde van het dienstverband, kunt u het deksel behoorlijk op de neus krijgen als u voor de kantonrechter komt te staan.
Zo kreeg een werkgever laatst de hoogste billijke vergoeding tot nu toe voor z’n kiezen, EUR 125.000 bruto, omdat de ontstane verstoring volledig te wijten was aan de werkgever.
Het verwijtbare handelen, kostte de werkgever EUR 125.000 bruto aan billijke vergoeding
Uitgangspunt is dat een traject in ieder geval 3-4 maanden duurt en het dient om de werknemer een reële kans te geven het functioneren te verbeteren.
Een verbeterplan dient verder betrekking te hebben op voor de werknemer kenbare tekortkomingen in de uitoefening van de functie. Het dient heldere afspraken te bevatten over wat precies van de werknemer ter verbetering wordt verwacht en het moet tools aanreiken om dat vervolgens ook mogelijk te maken. Daartoe dienen bijvoorbeeld cursussen, gesprekken, begeleiding, coaching, etc. aan de werknemer ter beschikking te staan.
Kort gezegd, is het belangrijk dat:
Ik geef workshops waarin ik een heel concreet stappenplan bespreek en verstrek. Per fase benoem ik precies welke acties (wanneer) genomen moeten worden, zodat u precies weet wat u moet doen bij een disfunctionerende werknemer.
Voordat u een verbetertraject voorstelt, dient u namelijk eerst goed te hebben vastgesteld óf de werknemer eigenlijk wel disfunctioneert. Als er bijvoorbeeld onduidelijkheden bestaan over wat van de werknemer verwacht kan worden (iets wat ik bij veel bedrijven zie), wordt het voor u als werkgever immers lastig te bepalen dat de werknemer niet voldoet aan de verwachtingen.
Ook is het belangrijk dat u, over een substantiële periode, aan dossieropbouw heeft gedaan. En dossieropbouw is niet op alle slakken zout leggen. Het is ook niet iedere week een e-mail sturen dat de target van die week niet is gehaald.
Als u dit op orde heeft, is een verbetertraject pas aan de orde. De inhoud van een verbeterplan is per situatie verschillend. Het is belangrijk dit met veel aandacht op te stellen en het daarnaast ook te laten voldoen aan de wettelijke vereisten.
Onderdeel van het verbeterplan zijn uiteraard de verbeterpunten, die zoveel mogelijk concreet en objectief toetsbaar zijn verwoord. Ook legt u er bijvoorbeeld in vast wat de duur van het traject is en welke contactmomenten er in ieder geval zijn.
Vervolgens is het van belang dat op een consequente manier uitvoering wordt gegeven aan het verbeterplan. Anders heeft u er simpelweg nog niets aan.
Let er in ieder geval goed op dat u iedere week of twee weken een goed voorbereid gesprek voert met de werknemer over hoe het nu gaat. En maak alles bijvoorbeeld zo goed mogelijk toetsbaar, alsof de rechter al meekijkt.
Een goed opgesteld en gehandhaafd verbeterplan voorkomt het voeren van een procedure
Als u een goed dossier heeft opgebouwd en een verbeterplan heeft opgesteld én nageleefd dat ook nog eens voldoet aan de wettelijke vereisten, is het niet per se nodig een procedure te starten. Vaak kunt u in dat soort situaties een beëindigingsregeling treffen met de werknemer.
Aan te bevelen valt overigens dat u de werknemer een budget ter beschikking stelt om een kort advies in te winnen bij een arbeidsrechtadvocaat, die ook meteen de vaststellingsovereenkomst beoordeelt.
Op het moment dat u een beëindigingsregeling voorstelt, is de kans namelijk groot dat de werknemer niet in staat is dat objectief te beoordelen. Een arbeidsrechtadvocaat zal een dichtgetimmerd disfunctioneren-dossier echter wel herkennen en de werknemer daarover objectief adviseren.
Het verstrekken van een budget voor advocaatkosten maakt de kans dus groter dat de werknemer in dat geval zal instemmen met een beëindigingsregeling, zodat een procedure kan uitblijven.
Hebt u nog vragen over hoe om te gaan met een disfunctionerende werknemer of over het verbetertraject? Neem dan gerust contact met mij op.