Over thuiswerken tijdens de coronacrisis schreef ik al eerder dit blog. Een van de vragen die werkgevers daarom nu vaak aan mij stellen, is of de vaste reiskostenvergoeding voor het woon-werktraject mag worden stopgezet voor werknemers die momenteel thuiswerken of thuis zijn, terwijl niet wordt gewerkt. Graag leg ik u uit hoe dit zit.
Er bestaat geen wettelijk recht op reiskostenvergoeding. Deze moet dus zijn overeengekomen in de arbeidsovereenkomst of cao. Een vergoeding tot maximaal EUR 0,19 per kilometer voor woon-werkverkeer is onbelast. Dat betekent dat de vergoeding niet als (verkapt) loon wordt gekwalificeerd en dus niet meetelt bij de berekening van o.a. de verschuldigde loonbelasting.
Nu het vanwege de coronacrisis de bedoeling is dat zoveel mogelijk werknemers thuiswerken, zou de werkgever strikt genomen de vaste reiskostenvergoeding geheel of gedeeltelijk (afhankelijk van de vraag in hoeverre nog wordt gereisd) tot het loon moet rekenen. Dat komt omdat er geen onkosten tegenover staan.
De vergoeding onbelast blijven uitkeren, is (normaal gesproken) na zes weken niet meer mogelijk. Indien de werkgever toch zou doorbetalen, kan dit leiden tot een naheffing bij de werkgever die kan oplopen tot wel 80%.
De uitbetaling van de vaste reiskostenvergoeding mag worden stopgezet
De meest voor de hand liggende oplossing is uiteraard om, zodra de werknemer niet of nauwelijks meer reist, de vaste onbelaste reiskostenvergoeding stop te zetten. Vanuit arbeidsrechtelijke perspectief is dit mogelijk, omdat het een onkostenvergoeding betreft en er geen onkosten meer tegenover staan. De vergoeding vormt geen arbeidsvoorwaarde (die kan namelijk niet eenzijdig door de werkgever worden gewijzigd). Check wel altijd of in de arbeidsovereenkomst of cao iets anders is bepaald over het stopzetten van de betaling.
In de praktijk vormt dit echter alleen voor kleine werkgevers een oplossing. Voor een grote werkgever zal het vaak te bewerkelijk zijn (per werknemer) de reiskostenvergoeding aan te passen. De werkgever die zich om wat voor reden dan ook genoodzaakt ziet de vaste onbelaste onkostenvergoeding door te betalen, wordt daarom geconfronteerd met dubbele kosten. Hij betaalt immers (onnodig) een vergoeding voor kosten die niet worden gemaakt én hij kan een naheffing krijgen.
Deze situatie staat natuurlijk haaks op de huidige situatie waarin werkgevers juist naar oplossingen zoeken zichzelf zoveel mogelijk kosten te besparen. Om die reden heeft het kabinet op 14 april 2020 een Beleidsbesluit genomen waardoor de onterecht betaalde onbelaste onkostenvergoeding niet als (verkapt) loon zullen worden aangemerkt.
Kortom, de werkgever kan de betaling van de vaste onbelaste onkostenvergoeding aan de werknemers dus stopzetten indien de kosten niet langer worden gemaakt, of deze aanpassen als minder wordt gereisd. De werkgever kan er nu echter ook voor kiezen deze vergoeding – zonder risico op naheffing – te blijven doorbetalen volgens het reispatroon van de werknemer van voor de coronacrisis.